Вопрос: Оформление трудовых отношений с дистанционными работниками (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2023 г.)

В бюджетном учреждении имеются работники, которые работают по трудовому договору, но осуществляют свою деятельность на дистанционной основе. С 2021 года были внесены изменения в ТК РФ, согласно которым все работники учреждения, которые работают на дистанционной основе, должны быть зарегистрированы в системе ЭДО (электронный документооборот) и иметь квалифицированную или не квалифицированную электронную подпись, должны обмениваться документами с работодателем по ЭДО, для чего и у работодателя должна быть квалифицированная электронная цифровая подпись.

Какие именно работники подпадают под эту норму? Есть ли категории дистанционных работников, на которых эта норма законодательства не распространяется?

Закон не предусматривает положений о том, что все работники учреждения, которые работают на дистанционной основе, должны быть зарегистрированы в системе ЭДО и иметь квалифицированную или не квалифицированную электронную подпись.

Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении электронного документооборота (далее также ЭКДО - электронный кадровый документооборот) принадлежит работодателю. Иными словами, закон не обязывает работодателя в обязательном порядке перейди на ЭКДО.

ЭКДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, принимаемого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный ЛНА, помимо прочего, перечня электронных документов и перечня категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО.

Таким образом, категории работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО, определяются работодателем.

Кроме того, для перехода на взаимодействие с работниками посредством ЭКДО работодателю необходимо получить письменное согласие от всех работников, кроме тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не имелось трудового стажа (часть пятая, часть седьмая ст. 22.2 ТК РФ). Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО (в тех случаях, когда оно необходимо) признается отказом работника от такого взаимодействия. В этих случаях необходимо будет продолжать оформление с ним документов на бумажном носителе.

Также необходимо утвердить порядок осуществления ЭКДО. Отметим, что закон прямо не устанавливает, что введение работодателем ЭКДО исключает для сторон возможность обмениваться документами на бумажном носителе. Тем не менее согласно части третьей ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе в рамках порядка осуществления ЭКДО установить исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на которые распространяется ведение ЭКДО, на бумажном носителе.

Включение в ТК РФ положений об электронном кадровом документообороте не затронуло порядок взаимодействия между работодателями и дистанционными работниками. Хотя порядок такого взаимодействия, урегулированный в ст. 312.3 ТК РФ, и отличается от тех принципов, которые заложены в статьях 22.1-22.3 ТК РФ, он продолжает применяться, являясь специальным регулированием.

Согласно статье 312.1 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Таким образом, работодатель фактически вправе отказаться от порядка взаимодействия с дистанционным работником, предусмотренного ст. 312.3 ТК РФ, и перейти к новому, предусмотренному статьями 22.1-22.3 ТК РФ, но не обязан этого делать.

Если работодатель в отношении дистанционных работников не перешел на ЭКДО, то при оформлении трудовых отношений продолжает применяться порядок, предусмотренный ст. 312.3 ТК РФ.

По общему правилу, установленному частью первой ст. 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Однако заключение трудовых договоров, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно, внесение в такие договоры изменений, а также их расторжение могут осуществляться путем обмена электронными документами (смотрите часть первую ст. 312.2, часть первую ст. 312.3 ТК РФ). В таких ситуациях согласно части первой ст. 312.3 ТК РФ должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. Как следует из содержания указанной нормы, обязанность использования усиленной (квалифицированной и (или) неквалифицированной) подписи установлена только для прямо упомянутых в части первой ст. 312.3 ТК РФ случаев обмена электронными документами.

Как следует из этих норм, ТК РФ не предусматривает, что заключение трудовых договоров с дистанционными работниками обязательно должно осуществляться путем обмена электронными документами*(1). Трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен и в обычной письменной форме на бумажном носителе (при наличии такой возможности независимо от места осуществления трудовой функции).

Для некоторых случаев закон прямо оговаривает необходимость использования только бумажных документов. В частности, по письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (часть вторая ст. 312.2 ТК РФ). Согласно части третьей ст. 312.2 ТК РФ при заключении трудового договора путем обмена электронными документами по требованию работодателя лицо, поступающее на дистанционную работу, обязано представить нотариально заверенные копии предусмотренных ст. 65 ТК РФ документов на бумажном носителе. В соответствии с частью восьмой ст. 312.3 ТК РФ для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, по почте заказным письмом с уведомлением либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа*(2).

Соответствующей судебной практики по данному вопросу, к сожалению, обнаружить не удалось.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- приказ Федеральной службы по труду и занятости от 11 ноября 2022 г. N 253 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства";

- Энциклопедия решений. Электронный документооборот в трудовых отношениях;

- Энциклопедия решений. Введение электронного кадрового документооборота;

- Энциклопедия решений. Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота;

- Энциклопедия решений. Электронный кадровый документооборот во взаимодействии с дистанционными работниками;

- Вопрос: Ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ предусмотрено, что при заключении трудового договора путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть представлены в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ. В каком формате должны представляться указанные документы? Должно ли они быть подписаны электронной подписью, или достаточно сканов указанных документов без их подписания электронной подписью? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", август 2022 г.)

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

14 марта 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите, например, Вопрос: Работодатель не использует систему электронного документооборота, не имеет соответствующего локального нормативно акта о введении электронного документооборота, но при этом хочет заключить трудовой договор с дистанционным работником посредством обмены электронными документами, подписанными электронной цифровой подписи. Будет ли такое оформление трудового договора считаться надлежащим, стоит ли дублировать данные документы на бумажном носителе или достаточно обмена электронными документами. Как работодателю следует заключить договор в таком случае? (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июнь 2022 г.).

*(2) Отметим, что с 01.01.2022 бумажные больничные листы используются только при нетрудоспособности лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Во всех остальных случаях выдача листков нетрудоспособности осуществляется в электронном виде (ч.ч. 6, 28 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, Федеральный закон от 30.04.2021 N 126-ФЗ, информация ФСС РФ от 29.06.2021).